Phân phối, quản lý văn phòng phẩm trong doanh nghiệp: Làm sao cho hiệu quả.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí văn phòng phẩm có thể không đáng kể. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, tổ chức lớn, chi phí văn phòng phẩm có thể lên tới hàng chục, hàng trăm triệu mỗi năm. Do đó, việc tổ chức quản lý, phân phối văn phòng phẩm trong nội bộ đơn vị ra sao cho hiệu quả, tránh sử dụng lãng phí là hết sức cần thiết. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cung cấp văn phòng phẩm và bản thân chủ doanh nghiệp có thâm niên làm việc lâu năm trong cơ quan lớn của Nhà nước, Văn phòng phẩm Vân Giang rút ra một số kinh nghiệm sau để Quý khách hàng tham khảo:

1. Mô hình quản lý văn phòng phẩm tập trung

Toàn bộ việc mua văn phòng phẩm được thực hiện tại một bộ phận của cơ quan, thường là tại Văn phòng hoặc phòng Hành chính quản trị. Hàng tháng, trên cơ sở tổng hợp và rà soát nhu cầu từ các đơn vị, bộ phận đầu mối sẽ mua văn phòng phẩm sau đó phân phối lại cho các đơn vị. Hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức lớn từ Nhà nước đến tư nhân vẫn thực hiện mô hình này. Thậm chí một số đơn vị có trụ sở chính tại Hà Nội hoặc Sài Gòn vẫn mua văn phòng phẩm tập trung rồi mới phân phối cho các chi nhánh tại tỉnh khác, họ yêu cầu nhà cung cấp văn phòng phẩm có đại lý tại tỉnh tương ứng. Tuy nhiên, rất ít nhà cung cấp đạt được yêu cầu này.

Ưu nhược điểm của mô hình quản lý văn phòng phẩm tập trung:

Ưu điểm:

• Mua văn phòng phẩm với số lượng lớn, được giá rẻ hoặc chiết khấu lớn.
• Đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của cơ quan.

Nhược điểm:

• Mất thời gian tổng hợp, rà soát, đặt mua, phân phối đến đơn vị có nhu cầu. Thông thường quá trình này nếu nhanh cũng phải mất 03 ngày kể từ khi đơn vị đăng ký nhu cầu đến khi nhận được sản phẩm.
• Có thể xảy ra hiện tượng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm.

2. Mô hình quản lý văn phòng phẩm phân tán:

Việc mua sắm văn phòng phẩm được phân giao cho các phòng ban, đơn vị trong cơ quan tổ chức tự thực hiện thông qua định mức chi phí giao cho phòng ban hoặc tính trên đầu người tùy theo đặc điểm, chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận để xác định định mức chi phí. Các bộ phận được giao định mức chủ động tìm kiếm, quyết định lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm.

Ưu nhược điểm của mô hình quản lý văn phòng phẩm phân tán.

Ưu điểm:

• Mô hình gọn nhẹ, giảm tải công việc cho bộ phận hành chính văn phòng.
• Việc mua văn phòng phẩm được thực hiện nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Mua sắm nhỏ lẻ, giá mua cao, không được hưởng chiết khấu.
• Chi phí được giao cho bộ phận, cá nhân theo định mức, dẫn đến tình trạng “tiết kiệm” thái quá, sử dụng văn phòng phẩm không bằng nhu cầu cần thiết, thiếu thốn không đáng có.
• Sản phẩm được mua từ nhiều nhà cung cấp, có thể không đồng bộ, chất lượng không đồng đều.

Xuất phát từ ưu nhược điểm của cả hai mô hình trên, nhiều đơn vị đã áp dụng mô hình hỗn hợp, tức là các văn phòng phẩm phổ biến như giấy in, mực in thì mua sắm tập trung, loại khác thì giao cho đơn vị theo định mức.